Die Implementierung von Exact Online in einem kleinen oder mittleren Unternehmen (KMU) bedeutet nicht nur die technische Einführung einer neuen Cloud basierten Software, sondern häufig auch eine tiefgreifende Veränderung in den Arbeitsprozessen und der gewachsenen Unternehmenskultur.
Change Management (Veränderungs-Management) ist wichtig, um den Übergang von den bisherigen zu neuen, digitalen Geschäftsabläufen reibungslos zu gestalten. Es sichert den Einführungs-Erfolg und kann Freude von Kolleg:innen an gelungener Automatierung und neuen interaktiven Abläufen erzeugen.
Um mittels Change Management Nutzen fūr alle Beteiligten zu ermöglichen, leiten wir in Absprache die folgenden Massnahmen ein. Dabei ist wichtig zu betonen, dass es sich nicht um ein technisches, sondern mehr Menschen-, d.h. Mitarbeiter:innen bezogenes Massnahmenbündel der Unternehmensleitung und ggf. Mitarbeitervertretung handelt:
1. Akzeptanz der Mitarbeiter sicherstellen
Die Einführung der neuen Business-Software Exact Online erfordert, dass die Mitarbeiter:innen neue Geschäftsprozesse und digitale Werkzeuge aktiv nutzen, die sich in der Regel erheblich von den bisher gewohnten unterscheiden. Ohne eine klare Kommunikation und Unterstützung könnten Widerstände auftreten, die die Implementierung erschweren. Ein gut konzipiertes Change Management Programm hilft dabei, alle Betroffenen frühzeitig einzubeziehen. Ihre Ideen und mögliche Bedenken aufzunehmen und gemeinsam zu besprechen, erfolgt in Schulungen und Workshops. Damit stellen wir sicher, dass die Vorteile der neuen Lösung verstanden werden und dass geeignete Optimierungsideen von Mitarbeiter:innen in die neuen Abläufe einfließen. Der letzte Punkt ist besonders wichtig, um evtl. Widerstände in Mitwirkung und Begeisterung umzulenken.
2. Effektive Schulung und Support
Exact Online bringt neue Funktionen und Arbeitsabläufe mit sich, die nicht jedem sofort vertraut sind. Ein systematisches Change Management sorgt dafür, dass die Mitarbeiter die notwendige Schulung erhalten und kontinuierlichen Support / Unterstützung erhalten. Dadurch wird das Risiko von Fehlern und Frustration während der Umstellung verringert.
3. Anpassung der Geschäftsprozesse
Die Einführung der Cloud ERP-Software Exact Online erfordert meist Anpassungen an bestehende Geschäftsprozesse. Bisherige Arbeitsabläufe werden automatisiert, Daten zwischen Abteilungen synchronisiert und Papier eliminiert. Change Management hilft, diese Anpassungen zu planen und umzusetzen, damit die Software optimal genutzt wird und die Organisation effizienter arbeiten kann. Dies erfordert die Zusammenarbeit zwischen allen betroffenen Mitarbeiter:innen, wobei echte Teamarbeit eine zunehmend wichtige Rolle spielt. Man denke nur an neue Arbeitsformen, die auch Homeoffice-Arbeitsplätze einschließen kann. Schließlich ist Exact Online für berechtigte Benutzer überall dort zugänglich, wo es Internet gibt.
4. Minimale Störungen im Tagesgeschäft durch gute Projektarbeit
Ohne eine strukturierte Vorgehensweise könnte die Einführung von Exact Online das Tagesgeschäft erheblich stören. Ein mit der Projektplanung abgestimmtes Change Management Programm sorgt dafür, dass die Implementierung in sinnvollen Projektschritten bzw. -phasen erfolgt und unnötige Ausfallzeiten, oder garProduktivitätseinbußen vermieden werden.
5. Langfristige Nutzung und Erfolg sicherstellen
Ein gelungenes Change Management eingebunden in die Einführungsplanung stelltsicher, dass die Organisation auch langfristig von Exact Online profitiert. Es geht nicht nur darum, Software technisch bereitzustellen, sondern vor allem dafür zu sorgen, dass sie effektiv genutzt wird, um die erwarteten Geschäftsergebnisse zu erzielen.
6. Kulturelle Veränderungen begleiten
Die Einführung neuen Cloud ERP-Software Exact Online bringt häufig auch Veränderungen in der Unternehmenskultur mit sich. Das bedeutet Verbesserungen bei Informations-Transparenz, Verantwortlichkeiten, Hierarchiedenken und die Art und der Umfang der Zusammenarbeit zwischen Abteilungen. Abteilungsübergreifendes Denken und Handeln in zusammengehörende Geschäftsprozessen setzt ein, das vor allem auch Kunden und Lieferanten unterstützt. Change Management hilft, diese kulturellen Veränderungen zu erkennen, zu steuern und sicherzustellen, dass sie positiv im Unternehmen und dessen Geschäftsbeziehungen sowie Auftritten in öffentlichen und sozialen Medien verankert werden.